電子帳簿での保存が義務化された2024年

数年の猶予期間を過ぎ2024年から電子帳簿での保存が義務化されました。
事業をされている方の多くは、このタイミングで色々なシステムを導入しなければと検討をされていると思います。
パソコンソフトなんて、何か検索すれば無料で使えるものがごろごろ転がってて、何か適当にインストールしておけば大丈夫なんだろう・・・と安易に考えている方もいらっしゃるかもしれませんので、ご検討の参考にしてみてください。

電子帳簿管理ソフトの種類

ソフトウェアをパソコンにインストールし、作成するデータもパソコン内に保存して利用する『オンプレミス利用』と、ソフトウェアや作成するデータをクラウド上に保存する『クラウドサービスタイプ』があります。
事業者さまで策定しているポリシーに照らして、システムに保存するデータをクラウドに預けても良いのかどうかという点について結論を出しておく必要があります。このポリシーによってはクラウド利用が難しい場面が想定されます。

会計士・税理士に紹介されたソフト

会計士さん、税理士さんとおつきあいがある事業者様は、この記事を読んでいる時点で対策がされていると推察しておりますので割愛します。ご紹介頂いたソフトを利用するのが色々な意味でベストかと思われます。
もし何もソフトをご紹介されず、自分で探してくださいと言われている事業者様は、以下を参考にしてください。

市販の電子帳簿保存ソフトを利用

電子帳簿保存のルール見直しに伴い、色々なメーカーから関係するソフトウェアが販売されています。それぞれの善し悪しについては、業種だったり好き嫌いで変わってくると思いますので、ソフトウェアとしてのポイントを何点か。
Point！ 管理ソフトウェアの販売実績が長くあるメーカーを選ぶ。
→ 使い勝手や安定感は、長い期間をかけてノウハウを積んで熟成するものです。今回の流行りに乗じて出てきたベンチャー系のソフトに手を出すときは、クチコミなどをじっくり吟味して選ぶようにしてください。

Point！ 汎用的なものか、専門分野のものか、確認すること。
→ 管理ソフトは、広くどんな分野でも活用できるものから、特定の分野で使いやすくなるよう特化したものまで沢山あります。あなたが候補に挙げているものが、どういう立ち位置のソフトウェアなのか、じっくり吟味してください。

注意！ クラウドサービス利用時は、システムと条件(費用)に注意
昨今、システムに蓄えていくデータを事業者のパソコン内にではなく、クラウド上に保存するタイプのものがあります。どのくらい実績のあるシステムなのか、バックアップデータをどのように作成し保存するのか、作業の丸投げにならないよう細かなところまで注意しておく必要があります。
クラウド利用時に追加費用が発生するタイプの契約では、どのくらいの費用がかかるのか、データ量によって変化(増額)するのか、など確認しておくべきです。

できれば・・・ 他社の管理システムに移行することも考慮して、システムで作成したデータをエクスポートできるかも確認しておいた方がいいです。蓄えたデータが他社に移せない場合は、よくも悪くもそのシステムから移動できないことを意味します。

できれば・・・ バックアップの仕組みが充実しているソフトウェアが良いです。全自動でバックアップが動作するものが理想です。保存先の選択肢が多いものも好印象です。管理ソフトという性質上、管理データの喪失やアクセス不可といった重大事象に対応できるかが鍵です。

無料の電子帳簿保存ソフトを利用

市販品も販売している会社のソフトか、無料版のみを提供しているソフトかで違いが出てきます。
Point！ 有料のプランやオプションが存在する場合、この無料版は実質的に試供版・お試し版である場合が多いです。
🔴 事業者のデータを預ける性質のソフトであること。
🔴 途中で他のシステムに乗り移るには手間が発生すること。
を意識して選定してください。試供版として利用しているのではなく、本当に無料版として利用し続けようと思っているのなら、自分たちの事業の内容で無料て使い続けられるのかを確認してください。

注意！市販品も扱うメーカーの無料ソフトの場合、無料で使える機能に限定があったり、ある一定量のデータを保存した時や、ある時間経過した時に有料版に移行しなければならないなどの制約があったりします。
(試供版の性質があるものを無料版と言っているタイプ。)
試供版やお試し期間など、無料版とは異なる旨をちゃんと記載しているかどうか、誠意ある表記になっているかという点も確認ポイントです。